نسخة تجريبية






مواقع الكليات/كلية العلوم الطبية التطبيقية
المكتب
 

مهام مدير المكتب

  • استقبال المراجعين وتنظيم مقابلتهم للعميد .
  • استلام و تحويل المعاملات عن طريق برنامج الاتصالات الادارية بعد التوجيه من العميد .
  • الرد على المكالمات الهاتفية واتخاذ اللازم نحوها
  • إنجاز أعمال النسخ والطباعة والتصوير الخاصة بالمكتب ، و العمل على تفقد طلبات المكتب وطلبها.
  • تنظيم وحفظ ملفات المكتب.
  • تبليغ الأقسام العلمية والوحدات الإدارية ذات الصلة بما يوجه به عميد الكلية من تعليمات.
  • القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل العميد .
  • كل ما يتعلق بمجالس الكلية من الدعوة للإجتماع و تجهيز القاعة و تحرير المحضر و إرساله عن طريق برنامج الإتصالات الادارية
  • خطابات الإبتعاث و التدريب

مهام موظف المتابعة

  • طباعة التقرير بالمعاملات المنجزة و الغير منجزة لجميع و حدات القسم سواء الصادرة أو الواردة والتأكد  من وصولها في وقتها ومن الرد عليها من قبل الجهة المسؤولة أو المختصة
  • إعداد التقارير الأسبوعية والخاصة بجميع المعاملات التي لم يتم الرد عليها سواء الصادرة من الكلية أو الواردة إليها
  • تقديم أي مقترحات من شأنها أن تساعد على سرعة إنجاز المعاملات بين مختلف الجهات داخل وخارج الكلية الرد عليها
  • متابعة التعاميم الصادرة من داخل وخارج الكلية والتأكد  من وصولها وتسليمها للجهات المعنية بما في ذلك التعاميم الإلكترونية
  • متابعة القرارات الصادرة من داخل وخارج الكلية والتأكد  من وصولها وتسليمها للجهات المعنية بما في ذلك التعاميم الإلكترونية
  • تنظيم وحفظ الملفات والمعاملات الخاصة بأعمال المتابعة بأسلوب يساعد على إستخراجها وإسترجاعها في سهولة ويسر.
  • القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة.

مهام موظف الاتصالات الإدارية

  • القيام بأعمال الصادر والوارد للمعاملات وحفظها وأرشفتها إلكترونياً.
  • القيام بمهام المراسلات البريدية الخارجية وإستلام البريد الخارجي والعمل على توزيعه على منسوبي الكلية والأقسام ذات العلاقة.
  • حفظ المعاملات الرسمية الخاصة بمنسوبي الكلية في الملفات الخاصة بهم وبسرية تامة.
  • حفظ النماذج وتوزيعها على منسوبي الكلية عند طلبها وبصورة رسمية.
  • متابعة أعمال تصوير المعاملات لغرض حفظها.
  • القيام بمهام توزيع المعاملات بعد إحالتها من رئيس الجهة إلى أقسام الكلية الختلفة.
  • عمل تقارير شهرية لرئيس قسم الشئون الإدارية عن حجم المعاملات الواردة والصادرة.
  • حفظ المعاملات الرسمية في الملفات الورقية وإلكترونياً عن طريق الحاسب الآلي.
  • المسئولية المباشرة عن البريد الداخلي والخارجي لمنسوبي الكلية وطرق توزيعه.